Politique de confidentialité

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Dernière modification : mai 2014

Levy Pilotte S.E.N.C.R.L. (ci-après « LP», « nous » ou « notre ») respecte les droits de ses clients et autres individus (ci-après « vous ») en matière de protection des renseignements personnels et de respect du droit à la vie privée. Conformément à nos obligations déontologiques, nous prenons très au sérieux notre responsabilité à l’égard de l’information confidentielle de nos clients. De plus, nous nous engageons à protéger vos renseignements personnels, d’affaires et financiers, conformément à la Loi sur la protection des renseignements personnels dans le secteur privé du Québec et toutes autres lois applicables.

Nous avons élaboré la présente Politique de confidentialité (ci-après la « Politique ») afin d’établir clairement notre engagement à protéger les droits de nos clients en la matière. La Politique présente clairement les principes et procédures que nous appliquons afin de respecter nos engagements de confidentialité et de nous conformer aux exigences des lois applicables à cet égard. La Politique décrit les types de renseignements personnels que nous recueillons, explique comment nous les protégeons, les utilisons ou les divulguons en plus de fournir de l’information quant aux choix qui s’offrent à vous en matière de collecte, d’utilisation et de divulgation de vos renseignements personnels.

Nous vous prions de bien vouloir prendre le temps de lire la présente Politique. En fournissant vos renseignements personnels à LP, vous reconnaissez et acceptez les termes de la présente Politique. Si vous êtes en désaccord avec la présente Politique, s’il vous plaît ne fournissez aucun renseignement personnel à LP. Le contenu de la présente Politique pourra être modifié de temps à autre, mais elle est à jour à la date indiquée ci-dessus.

La Politique traite des questions suivantes :

Est un renseignement personnel tout renseignement qui concerne une personne physique et permet de l'identifier. Par exemple, de tels renseignements pourraient inclure, sans s’y limiter, votre nom, âge, sexe, statut civil, information médicale, adresse, adresse courriel, numéro de téléphone, numéro d’assurance sociale, information de nature financière, historique de crédit, etc. Les renseignements personnels incluent également les nom, titre, adresse ou numéro de téléphone d’affaires d’un(e) employé(e) de toute organisation.

LP recueille des renseignements personnels par des moyens raisonnables et licites, conformément aux lois applicables.

LP peut recueillir des renseignements personnels directement de particuliers-clients ou indirectement d’entreprises-clientes (sociétés par actions, entités gouvernementales, organismes sans but lucratif).

Les renseignements personnels que LP recueille incluent notamment les éléments suivants :

  • les coordonnées (par exemple les noms des personnes contact, les titres, le nom de l’entreprise, les adresses à domicile et au travail, les numéros de téléphone, etc.);
  • des numéros d’identification personnels (par exemple, le numéro d’assurance sociale); et
  • de l’information financière personnelle.

Lorsque LP, dans le cadre de ses activités professionnelles, constitue un dossier sur un(e) client(e) ou sur toute autre personne, les renseignements personnels recueillis relativement au dossier ou consignés à ce dernier seront limités aux renseignements nécessaires à l’objet du dossier.

LP recueille des renseignements et constitue des dossiers principalement afin de fournir des services professionnels et des conseils à ses clients et clients éventuels, afin d’exercer ses activités (c.-à-d. pour des fins administratives et pour la gestion de ses relations d’affaires et ses relations d’emploi, comme par exemple le développement de systèmes internes, la promotion et la prestation de services), en vue de l’embauche de nouveaux employés et à d’autres fins permises ou requises par la loi.

LP ne recueille que les renseignements personnels nécessaires aux fins spécifiques mentionnées ci-dessus.

LP ne recueille des renseignements personnels que lorsque vous nous les fournissez librement ou par d’autres moyens conformes aux lois applicables. LP ne recueillera vos renseignements personnels auprès d’un tiers que lorsque vous y avez consenti ou lorsque permis par la loi.

Nous vous demandons de ne pas nous fournir de renseignements personnels non sollicités par LP (par exemple, des curriculum vitae), sauf s’ils sont transmis dans le contexte des services professionnels rendus par LP. Si LP reçoit des renseignements personnels non sollicités, LP vous retournera les renseignements fournis, les détruira, ou fera en sorte qu’ils ne permettent plus de vous identifier, selon le cas et à la seule discrétion de LP.

Quant à notre site web, LP ne recueillera des renseignements personnels que si vous nous les fournissez librement. Si vous choisissez de nous fournir de tels renseignements dans un courriel ou en utilisant l’un de nos services en ligne, vous consentez à leur collecte et à ce que ces renseignements soient traités conformément à la présente Politique.

Lorsque vous utilisez le site web de LP, de l’information concernant votre utilisation du site pourrait être recueillie par l’utilisation de témoins (cookies), ou par l’utilisation d’agrégats statistiques de données. Cette information est liée à un identificateur numérique associé à votre appareil d’accès et adresse IP, mais ne peut pas être utilisée afin de vous identifier personnellement.

Note site web, incluant la section des Liens utiles de notre Info Centre, contient des liens vers d’autres sites web qui pourraient recueillir vos renseignements personnels. LP n’est aucunement responsable des pratiques, politiques ou actes des tiers exploitant ces sites web et nous vous encourageons à consulter les politiques de confidentialité de ces sites web afin de comprendre comment ils recueillerons, utiliserons et divulguerons vos renseignements personnels.

LP ne conserve les dossiers ou les renseignements personnels que pour la durée nécessaire à la réalisation des fins pour lesquelles ils ont été constitué ou recueillis ou pour lesquelles vous nous avez fourni votre consentement.

LP conserve les documents de travail et autres dossiers qui peuvent contenir des renseignements personnels pendant les délais requis pour réaliser le(s) objectif(s) poursuivi(s) et satisfaire aux exigences des lois et règlements applicables.

LP s’assurera de détruire ou d’effacer les renseignements personnels qui ne sont plus nécessaires à la réalisation des fins pour lesquelles ils ont été recueillis. Cependant, veuillez noter que la capacité de LP de détruire ou d’effacer les données et documents contenant des renseignements personnels est sujette aux obligations légales déontologiques de LP et de ses professionnels en matière de tenue de registres et peut aussi être sujette à des limitations techniques.

LP est responsable de tous les renseignements personnels qui sont en sa possession ou sous son contrôle et veille à la protection desdits renseignements personnels en ayant recours à des mesures de protection adaptées à la nature de l’information. Plus particulièrement, LP a :

  • établi et mis en œuvre des politiques et des procédures destinées à protéger les renseignements personnels de façon appropriée;
  • a fourni de la formation à ses associés et employés en ce qui a trait à la présente Politique ainsi qu’aux rôles que ces derniers auront à jouer et aux responsabilités qu’ils devront assumer pour protéger les renseignements personnels; et
  • s’est dotée d’un directeur de la Politique de confidentialité dont la tâche consiste à surveiller l’application de la Politique de confidentialité chez LP.

LP prend toutes les mesures raisonnables sur le plan commercial et utilise les techniques de sécurité de l’information généralement reconnues pour s’assurer que les renseignements personnels sont protégés contre toute perte ou tout accès non-autorisé.

LP offre à ses clients un service de partage de fichiers, FileShare. Les données partagées avec LP à travers le service FileShare sont conservées sur des sites d’hébergement étanches et complètement dupliqués (miroirs) sur des serveurs situés au · où elles sont assujetties aux lois de  [et pourront être divulguées aux gouvernements, tribunaux ou autres autorités gouvernementales conformément aux lois de ]. [Note : À confirmer.] Le service FileShare est offert par les services de fiscalité CCH (ci-après « CCH ») en tant que partenaire de LP en matière de technologies et d’hébergement d'information. Une copie de la politique de confidentialité de FileShare de CCH est disponible via le lien suivant : Politique de confidentialité CCH FileShare [Note : Aucune version française disponible.]. Veuillez contacter le directeur de la Politique de confidentialité et ne pas utiliser le service FileShare si vous n’acceptez pas les termes des politiques de confidentialité de LP et de CCH.

À l’exception des données transmises et conservées par le service FileShare, tous les renseignements personnels seront conservés et traités [au Canada] [à la principale place d’affaires de LP], sauf indication expresse de LP à l'effet contraire.

Les associés, les employés et les représentants de LP ne sont autorisés à accéder aux renseignements personnels que dans le but d’effectuer leurs fonctions et d’assurer les contrôles de qualité.

Dans le cas des dossiers ou autres documents renfermant des renseignements personnels qui sont divulgués par LP à un tiers fournisseur de services, LP exige contractuellement de ces tiers d’offrir un niveau de protection correspondant à celui prévu par LP et de protéger les données conformément aux exigences légales applicables.

La lettre d'engagement pour services professionnels fait état de votre responsabilité d'obtenir les consentements requis, en vertu des lois sur la protection des renseignements personnels applicables, pour la cueillette de ces renseignements, leur utilisation et leur divulgation à LP. En signant la lettre d'engagement pour services professionnels ou en fournissant librement des renseignements personnels à LP, vous reconnaissez formellement cette responsabilité et vous consentez expressément à la cueillette, à l’utilisation et à la divulgation des renseignements personnels exigés, s’il y a lieu, pour l’exécution des services, selon les modalités et les conditions de la présente Politique.

Vous pouvez retirer votre consentement en tout temps en avisant par écrit LP et le cas échéant, LP vous informera des incidences de ce retrait.

LP n’utilise ou ne divulgue les renseignements personnels que pour la réalisation des fins pour lesquelles lesdits renseignements ont été recueillis ou pour lesquelles vous avez fourni votre consentement ou tel que permis par la loi. [Note : LP devrait envisager de fournir plus de détails quant aux questions suivantes : a) avec quels types de tiers elle partage les renseignements; b) que font ces tiers de ces renseignements; et c) est-ce que ces tiers se situent dans des juridictions étrangères (ou conservent les renseignements hors du Canada) et seraient ainsi assujettis à des lois étrangères.]

Si nous prévoyons utiliser ou divulguer l’information à d’autres fins que celles que nous vous avons déjà présentées, nous solliciterons de nouveau votre consentement.

Il est toutefois possible que nous divulguions des renseignements personnels sans votre consentement dans les cas prévus par les lois applicables, incluant dans les cas suivants :

Une urgence du fait que la vie, la santé ou la sécurité d’une personne est menacée, ou pour se conformer à une citation à comparaître, à un mandat, à une ordonnance du tribunal ainsi qu’aux règles de déontologie imposées par les organismes de réglementation; ou

Une demande d’information présentée par un ministère ou un organisme gouvernemental qui a fait valoir son autorité légale et a indiqué que la divulgation de renseignements vise l’exécution ou l’administration de la loi fédérale ou provinciale.

Dans le cadre des relations que nous entretenons avec vous, nous vous tenons au courant des changements touchant les questions comptables, fiscales et autres, qui pourraient avoir une incidence sur vous et/ou sur votre entreprise ou qui sont d’intérêts, et nous vous informerons des produits et services que nous offrons. Nous vous communiquons périodiquement cette information par le biais de bulletins ou d’envois postaux, de documents ou de courriels, le tout conformément aux lois applicables, incluant la Loi canadienne anti-pourriel.

Si vous ne voulez plus continuer à recevoir cette information, veuillez en aviser le directeur de la Politique de confidentialité à l’adresse courriel fournie ci-dessous ou l’associé chargé des services qui vous sont rendus. Vous pouvez également choisir de ne plus recevoir de courriels de notre part en cliquant sur le lien de « désabonnement » de tout envoi électronique que vous recevrez de notre part. Relativement aux documents physiques que nous envoyons, dans la mesure où vous ne nous informez pas que vous retirez votre consentement, nous considérerons que vous acceptez que nous communiquions avec vous comme par le passé.

Tel qu’indiqué ci-dessus, vous pouvez en tous temps retirer votre consentement à la cueillette, à l’utilisation ou à la divulgation de vos renseignements personnels, sous condition du respect de restrictions légales et contractuelles, auquel cas LP vous informera des incidences du retrait de votre consentement. Le cas échéant, LP cessera de recueillir et d’utiliser vos renseignements personnels. Cependant, nous vous rappelons que la capacité de LP de détruire ou effacer les données et documents contenant des renseignements personnels est sujette aux obligations légales et déontologiques de LP en matière de tenue de registres et pourrait être sujette à des limitations techniques.

LP s’efforce de s’assurer que les renseignements personnels qu’elle a en sa possession ou sous son contrôle sont à jour, complets et exacts, dans la mesure nécessaire à la réalisation des fins pour lesquelles ces renseignements ont été recueillis et sont conservés.

Vous pouvez communiquer avec l’associé responsable de vous fournir des services afin d’avoir accès et/ou de mettre à jour les renseignements personnels qui sont en la possession ou sous le contrôle de LP. Vous pouvez également contacter notre directeur de la Politique de confidentialité afin d’avoir accès à, de réviser ou de rectifier les renseignements personnels qui sont en la possession ou sous le contrôle de LP.

LP s’est dotée d’une politique et de procédures pour recevoir les questions et les plaintes concernant la protection des renseignements personnels, mener les enquêtes ou procéder aux vérifications nécessaires à cet égard et proposer des solutions.

Lorsqu’un client met en doute la conformité de LP à sa politique sur la protection des renseignements personnels, il doit communiquer par écrit à cet effet au directeur de la Politique de confidentialité de LP à l’adresse ou à l’adresse courriel ci-dessous.

Si vous avez des questions relatives à la présente Politique ou aux pratiques de LP en matière de confidentialité, vous pouvez joindre le directeur de la Politique de confidentialité au privacy@levypilotte.com, au 514-487-1566 ou à l’adresse suivante:

Levy Pilotte S.E.N.C.R.L.
5250 boul. Décarie, 7ème étage
Montreal, QC
H3X 3Z6

LP répond en temps utile aux demandes, questions ou plaintes en lien avec des renseignements personnels à leur sujet que LP a en sa possession ou sous son contrôle. Vous recevrez une réponse à votre demande dans un délai de 30 jours suivant la réception de la demande, question ou plainte transmise par le directeur de la Politique de confidentialité aux coordonnées indiquées ci-dessus PAR l’associé responsable de vous fournir des services, selon le cas.